서버에 올린 엑셀 파일들을 여러 사람들이 동시에 작업하기 위해서는 통합 문서 공유 기능을 적용해야 합니다. 그렇지 않으면 그림처럼 다른 사람이 사용 중인 파일을 열 경우 읽기 전용이 됩니다. 오늘은 엑셀의 통합 문서 공유 기능을 이용해서 여러명이 동시에 작업하는 방법과 작업 내용에 충돌이 있을 때 해결하는 방법을 알아 보겠습니다.
▼ 기본적으로 엑셀 파일은 여러 사람이 동시에 사용할 경우 처음 오픈한 사람을 제외한 나머지는 편집을 할 수 없습니다. 단, [사용 중인 파일] 이라는 팝업창을 통해 누가 편집을 하고 있는지는 알 수 있습니다. 이렇게 읽기 전용이 아닌 여러 사람이 동시에 작업할 수 있도록 설정을 변경해 보겠습니다.
▼ 화면 상단 [검토] 탭 > [통합 문서 공유] 리본 메뉴를 클릭합니다.
▼ 통합 문서 공유 팝업창에서 [여러 사용자가 동시에 변경할 수 있으며 통합 문서 병합도 가능]을 체크합니다. 그럼 여러 사람이 편집할 수 있는 문서로 바뀌게 됩니다. 이렇게 설정은 간단합니다.
▼ 이제 다른 사람이 열고 있어도 동시에 여러 사람이 열어 편집할 수 있게 되었습니다. 화면 상단 상태바에는 [공유]라고 표시가 되어 있으며 [공유 통합 문서 보호]와 [변경 내용 추적] 리본 메뉴가 활성화 됩니다.
| ※ 아래는 참고하면 좋을 만한 글들의 링크를 모아둔 것입니다. ※ ▶ 엑셀 Excel 통합문서 공유 해제하는 방법 ▶ 엑셀 Excel 공유하는 통합문서에 암호 지정해서 사용하기 ▶ 엑셀 Excel 장소와 기기 상관없이 OneDrive 클라우드 문서 관리하기 ▶ 엑셀 Excel 제한된 보기 해제하는 방법, 보안상 주의 해야 함 ▶ 엑셀 Excel 이전 버전과 호환되도록 통합 문서 저장하는 방법 |
▼ 여러 사람이 문서를 편집하다 보면 같은 영역에 데이터를 수정할 수 있습니다. 이런 경우 누구의 내용을 적용할 것인지 중재가 필요하겠죠. 그것이 바로 [충돌 해결]이라는 팝업창입니다. 다른 사람이 수정한 곳에 자신의 내용을 적용하려고 할 때 뜨는 팝업창으로 내가 변경한 내용을 적용할 것인지 아니면 다른 사람이 변경할 내용을 적용할 것인지 수정 내용을 보면서 결정할 수 있습니다.
▼ 다음은 통합 문서 관리에서 변경 내용 추적을 위한 표시 방법입니다. 이 기능은 시트에 내용을 언제, 누가 수정했는지 메모 형태로 표시해 주는 기능입니다. 자신이 수정한 내용뿐만 아니라 다른 사람이 수정한 것까지 표시할 수 있어서 아주 유용합니다. 또한 여러 사람들과 협업하는 과정에서 잘못된 내용에 대해 문제의 원인을 찾는데 도움이 됩니다.
▼ 그림처럼 변경 내용 표시를 적용하게 되면 누가, 언제, 어떻게 수정했는지 메모로 표시해 줍니다. 물론 변경 내용 표시 팝업창에서 언제, 누가, 어디에 표시 조건을 체크해 줘야겠죠.
▼ 변경 내용 표시의 또 다른 유용한 기능 중 하나는 변경 내용 전체를 시트에서 일괄적으로 볼 수 있다는 것입니다. 변경 내용 표시 팝업창에서 [화면 하단에 있는 새 시트에 변경 내용 작성]을 체크합니다.
▼ 그럼 새로운 시트가 만들어 지고, 그 속에 메모로 표시되어 있는 모든 변경 내용을 표시해 줍니다. 일목요연하게 볼 수 있어서 자주 사용하는 옵션입니다.
| ※ 아래는 참고하면 좋을 만한 글들의 링크를 모아둔 것입니다. ※ ▶ 엑셀 Excel 통합문서 공유 해제하는 방법 ▶ 엑셀 Excel 공유하는 통합문서에 암호 지정해서 사용하기 ▶ 엑셀 Excel 장소와 기기 상관없이 OneDrive 클라우드 문서 관리하기 ▶ 엑셀 Excel 제한된 보기 해제하는 방법, 보안상 주의 해야 함 ▶ 엑셀 Excel 이전 버전과 호환되도록 통합 문서 저장하는 방법 |
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