엑셀 Excel 통합 문서 공유 기능, 여러 사람이 동시 작업하기

서버에 올린 엑셀 파일들을 여러 사람들이 동시에 작업하기 위해서는 통합 문서 공유 기능을 적용해야 합니다. 그렇지 않으면 그림처럼 다른 사람이 사용 중인 파일을 열 경우 읽기 전용이 됩니다. 오늘은 엑셀의 통합 문서 공유 기능을 이용해서 여러명이 동시에 작업하는 방법과 작업 내용에 충돌이 있을 때 해결하는 방법을 알아 보겠습니다.

 

 

▼ 기본적으로 엑셀 파일은 여러 사람이 동시에 사용할 경우 처음 오픈한 사람을 제외한 나머지는 편집을 할 수 없습니다. 단, [사용 중인 파일] 이라는 팝업창을 통해 누가 편집을 하고 있는지는 알 수 있습니다. 이렇게 읽기 전용이 아닌 여러 사람이 동시에 작업할 수 있도록 설정을 변경해 보겠습니다.

 

▼ 화면 상단 [검토] 탭 > [통합 문서 공유] 리본 메뉴를 클릭합니다. 

 

▼ 통합 문서 공유 팝업창에서 [여러 사용자가 동시에 변경할 수 있으며 통합 문서 병합도 가능]을 체크합니다. 그럼 여러 사람이 편집할 수 있는 문서로 바뀌게 됩니다. 이렇게 설정은 간단합니다. 

 

▼ 이제 다른 사람이 열고 있어도 동시에 여러 사람이 열어 편집할 수 있게 되었습니다. 화면 상단 상태바에는 [공유]라고 표시가 되어 있으며 [공유 통합 문서 보호]와 [변경 내용 추적] 리본 메뉴가 활성화 됩니다. 

 

※ 아래는 참고하면 좋을 만한 글들의 링크를 모아둔 것입니다. ※ ▶ 엑셀 Excel 통합문서 공유 해제하는 방법 ▶ 엑셀 Excel 공유하는 통합문서에 암호 지정해서 사용하기 ▶ 엑셀 Excel 장소와 기기 상관없이 OneDrive 클라우드 문서 관리하기 ▶ 엑셀 Excel 제한된 보기 해제하는 방법, 보안상 주의 해야 함 ▶ 엑셀 Excel 이전 버전과 호환되도록 통합 문서 저장하는 방법

 

 

 

 

▼ 여러 사람이 문서를 편집하다 보면 같은 영역에 데이터를 수정할 수 있습니다. 이런 경우 누구의 내용을 적용할 것인지 중재가 필요하겠죠. 그것이 바로 [충돌 해결]이라는 팝업창입니다. 다른 사람이 수정한 곳에 자신의 내용을 적용하려고 할 때 뜨는 팝업창으로 내가 변경한 내용을 적용할 것인지 아니면 다른 사람이 변경할 내용을 적용할 것인지 수정 내용을 보면서 결정할 수 있습니다. 

 

▼ 다음은 통합 문서 관리에서 변경 내용 추적을 위한 표시 방법입니다. 이 기능은 시트에 내용을 언제, 누가 수정했는지 메모 형태로 표시해 주는 기능입니다. 자신이 수정한 내용뿐만 아니라 다른 사람이 수정한 것까지 표시할 수 있어서 아주 유용합니다. 또한 여러 사람들과 협업하는 과정에서 잘못된 내용에 대해 문제의 원인을 찾는데 도움이 됩니다. 

 

▼ 그림처럼 변경 내용 표시를 적용하게 되면 누가, 언제, 어떻게 수정했는지 메모로 표시해 줍니다. 물론 변경 내용 표시 팝업창에서 언제, 누가, 어디에 표시 조건을 체크해 줘야겠죠. 

 

▼ 변경 내용 표시의 또 다른 유용한 기능 중 하나는 변경 내용 전체를 시트에서 일괄적으로 볼 수 있다는 것입니다. 변경 내용 표시 팝업창에서 [화면 하단에 있는 새 시트에 변경 내용 작성]을 체크합니다. 

 

▼ 그럼 새로운 시트가 만들어 지고, 그 속에 메모로 표시되어 있는 모든 변경 내용을 표시해 줍니다. 일목요연하게 볼 수 있어서 자주 사용하는 옵션입니다. 

※ 아래는 참고하면 좋을 만한 글들의 링크를 모아둔 것입니다. ※ ▶ 엑셀 Excel 통합문서 공유 해제하는 방법 ▶ 엑셀 Excel 공유하는 통합문서에 암호 지정해서 사용하기 ▶ 엑셀 Excel 장소와 기기 상관없이 OneDrive 클라우드 문서 관리하기 ▶ 엑셀 Excel 제한된 보기 해제하는 방법, 보안상 주의 해야 함 ▶ 엑셀 Excel 이전 버전과 호환되도록 통합 문서 저장하는 방법