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드 엑셀과 연동해서 레이블 마법사로 청접장, 주소록 라벨 쉽게 인쇄하기

 

환경: Microsoft office 365

 

엑셀 2013 에는 레이블 마법사를 추가 기능으로만 이용이 가능했습니다. 지금은 워드의 편지 병합 기능을 이용해서 레이블을 만들 수 있습니다. 이 때 엑셀에 저장한 주소록 데이터를 불러와서 레이블을 채웁니다. 이제 레이블을 만들려면 엑셀이 아닌 워드를 실행해야 합니다. 그리고 레이블에 들어가는 데이터는 엑셀뿐만 아니라 아웃룩의 주소록 편지, 전자메일 메시지, 액세스 등 다양하게 이용할 수 있습니다.

 

[목차]

1.    워드

2.    워드 하기

3.   

4.    들기

 

1. 워드 레이블 생성

레이블 생성을 위해 워드를 실행합니다. 그리고 편지 탭 > 편지 병합 시작 > 레이블 리본 메뉴를 선택합니다.

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레이블 옵션 화면이 나타나면 기본 레이블 제조 회사 Microsoft 에서 Formtec 로 변경합니다. 레이블 포맷을 전문으로 만들어서 배포하는 회사로 Formtec 에서 제공하는 제품을 사용할 것입니다

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레이블 제조 회사를 Formtec 로 바꾸면 제품 번호 목록이 바뀝니다. 목록에 있는 제품 번호를 선택하면 오른쪽 화면에 레이블 정보를 볼 수 있습니다. 높이, 너비, 페이지 크기, 형식 등을 알 수 있으므로 용지 선택에 도움이 됩니다

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레이블 포맷을 워드 페이지에 적용한 결과 입니다. 구역이 나누어져 있고 각 구역마다 필요한 정보들을 채울 것입니다

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2. 엑셀 주소록 워드 레이블에 추가하기


다음은 워드에 추가할 엑셀 주소록 정보를 준비해야 합니다. 엑셀에 주소록을 정리해서 저장하고 워드로 이동합니다

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워드로 와서 엑셀에 준비한 데이터를 추가해 보겠습니다. 편지 탭 > 받는 사람 선택 > 기존 목록 사용 리본 메뉴를 선택합니다

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파일 추가 대화상자가 뜨면 이전에 준비한 엑셀 파일을 찾아 추가합니다

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주소록을 준비하면서 만든 엑셀에는 여러 시트가 있을 수 있습니다. 그 중에서 주소록 데이터가 있는 엑셀 시트를 선택하고 확인 버튼을 누릅니다. 엑셀 데이터를 준비할 때 주소록 외에 다른 데이터를 제외하는 것이 좋겠죠

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워드 페이지에 만든 레이블에는 첫 번째 칸을 제외하고 각 레이블 영역마다 <<다음 레코드>> 라벨이 붙었습니다. 첫 번째 빈칸은 레이블 형식을 만들 때 사용하는 공간입니다. 잘 기억해 두세요

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3. 받는 사람 목록 편집

2번 항목에서 엑셀 데이터를 추가했습니다. 이제 엑셀에서 불러온 데이터에서 어떤 필드와 데이터를 사용할 것인지 편집해야 합니다. 기존 데이터를 모두 다 사용하지 않을 수 있기 때문입니다. 편집 탭 > 받는 사람 목록 편집 리본 메뉴를 눌러 편집 창을 띄웁니다. 화면에는 이전 엑셀에서 불러온 데이터들이 목록에 나타납니다. 상단 제목은 레이블에 표시할 필드가 됩니다. 필요 없는 항목은 체크해제를 합니다

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아래로 내려가면 상세 지정을 위한 여러 편집 도구들이 있습니다. 데이터 편집이 끝나면 아래로 내려가 확인 버튼을 클릭합니다

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4. 레이블 필드 패턴 만들기

3번에서 레이블에 추가할 데이터 편집을 끝냈습니다. 마지막으로 레이블에 어떤 필드들을 어떤 순서로 채울 것인지 디자인하겠습니다. 왼쪽 끝에 빈 곳에 필드를 채워야 합니다. 병합 필드 삽입 리본 메뉴를 클릭해 보세요. 추가 가능한 필드 제목들이 나타날 겁니다. 필드를 클릭하면 커서가 있는 곳에 라벨 형태로 추가가 됩니다

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필드로 첫 번째 비어 있던 레이블을 채웠습니다. 나중에 필드이름이 들어간 라벨에는 실제 값이 들어갑니다. 이제 나머지 레코드에도 동일한 레이블 디자인으로 채워야 합니다

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첫 번째 레이블의 디자인을 다른 모든 레코드에 적용하기 위해서 편지 탭 > 레이블 업데이트 버튼을 클릭합니다. 그림처럼 적용이 끝나면 모든 레코드에는 첫 번째 레이블과 동일한 형태로 복사가 됩니다. 현재 워드 화면에 글자는 실제 데이터가 아닙니다

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실제 엑셀에서 추가한 내용을 어떤 형태로 출력이 되는지 보고 싶다면 편지 탭 > 결과 미리 보기 리본 메뉴를 클릭해 보세요

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Posted by 녹두장군

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