엑셀 부분합 이용해서 데이터 정렬과 데이터 그룹화하기

엑셀 부분합 이용해서 데이터 정렬과 데이터 그룹화하기

 

환경 : Microsoft Excel 2010

 

선택한 영역을 부분합과 합계를 자동으로 구해 줄수 있는 기능이 있습니다. 그리고 셀 범위를 묶어서 축소하거나 확대하며 관리 할수 있습니다.

 

▶ 먼저 부분합부터 이야기 하겠습니다. 부분합은 데이터 > 윤곽선 > 부분합에서 볼수 있습니다. 부분합이라고 하면 설정한 데이터 별로 그룹을 지어서 합산이나 개수등의 수식을 적용한 결과 값을 만들어 냅니다.

 

 

▶ 부분합을 하기 위해서는 우선 필요한 것이 있습니다. 데이터를 정렬해 줘야 합니다. 자동으로 정렬해주면서 부분합을 구할 것 같지만 그렇지 않습니다. 아래 샘플은 소속을 부분합 할건데 소속란에 셀을 선택하고 [데이터 > 정렬및필터 > 정렬] 을 클릭해서 데이터를 맞춥니다.

 

▶ 그런후 부분합을 클릭합니다. 그럼 대화상자가 하나 뜨게 되는데 첫번째 콤보박스에 그룹화할 항목을 선택합니다. 소속을 선택하시면 되겠죠. 두번째는 수식입니다. 합계, 개수등 아주 다양합니다. 세번째는 두번째에서 사용할 함수에 들어갈 데이터 항목입니다.

 

▶ 이렇게 설정한후 확인을 누르게 되면 소속이 같은 이름끼리 분류가 되고 마지막 열에 있는 실지금액이 그룹별로 합산이 되어 있는걸 보실수 있습니다. 부분적인 합산 뿐만 아니라 전체 합산도 자동으로 구해주는 것이죠. 이거 엄청난 것입니다. 예전에는 일일이 다 구해 줬었습니다.

 

▶ 부분합은 분류한 내용별로 기본적으로 그룹화가 되어있습니다. 왼쪽에 보시면 “-“ 버튼과 선들로 라인이 그어져 있는데 “-” 버튼을 클릭해 봅니다. 그럼 그룹이 지어져 있는 것들끼리 합쳐 질겁니다. 데이터가 많을 경우 이렇게 요약해서 보면 편리 하겠죠. 다시 “+” 누르면 확장이 됩니다.

 

▶ 몇 개 안될때는 “-+” 버튼을 클릭하며 확장하면 되는데 많을 때는 상단에 있는 1,2,3 번 버튼으로 조절하는 것이 편리 합니다. 한꺼번에 확장과 축소를 시켜주고 각 번호는 그룹번호 입니다. 1번은 전체 그룹이고 2번은 소속별 그룹이며 3번은 개별 요소들이 겠죠.

 

▶ 이번에는 그룹화 입니다. 그룹화면 영역을 선택하고 그룹리본을 클릭하시면 됩니다. 그럼 왼쪽에 보이는 것처럼 선택한 영역 만큼 라인이 하나 더 생겼습니다. 그리고 상단에 번호도 하나 더 추가 된 것을 볼수 있습니다. 자동 부분함이 아닌 사용자가 추가한 그룹이 생긴 것이죠.

 

▶ 이런 사용자 그룹을 해제 할려면 그룹 바로옆에 그룹해제가 있습니다. 클릭하셔서 지우시면 됩니다. 이렇게 부분합 대화상자를 통해 아주 다양하게 값들을 구할수 있으니 잘 활용하셔서 노가다를 줄여가시기 바랍니다.