한컴오피스 한글 메일 머지 기능 이용해서 초청장 만드는 방법

한컴오피스 한글 메일 머지 기능 이용해서 초청장 만드는 방법

 

환경 : 한글 2014

 

메일 머지 기능이란 여러 사람의 이름, 주소등이 들어있는 파일을 열어서 데이터를 가져온후 원본파일에 필요한 부분을 결합하는 것을 말합니다. 메일은 수백통의 편지지를 한번에 만든다고 해서 나온것 같고 머지는 merging 영어단어를 말합니다. 예를 들어 초대장, 청첩장을 수백통씩 만들어야 한다면 메일 머지 기능은 꼭 필요하겠죠. 

 

▼ 메일 머지 기능을 이용한다면 아래 그림과 같은 경우일 것입니다. 초대장을 보내야 하는데 일일이 사람이름을 입력해야 합니다. 그리고 초대장을 보내야 하는 사람수가 많다면 여간 힘든일이 아니죠.

 

 

메일 머지를 위한 파일 준비

 

▼ 이렇게 내용은 동일한데 일부만 바뀌는 경우 메일 머지를 이용하면 편리한데 본문과 합칠수 있는 데이터는 한셀뿐만 아니라 엑셀, 아웃룩, DBF 파일도 가능합니다. 이번에는 엑셀로 합치는 방법에 대해 알아 보겠습니다. 아래 처럼 주소록 엑셀 파일을 준비해야 겠죠.

 

 

메일 머지 표시 달기

 

▼ 메일 머지 화면을 만들기 위해서는 먼저 페이지에 표시를 달아야 합니다. 엑셀에서 가져온 데이터를 화면에 추가하고 싶은 곳에 표시해 주면 됩니다. 도구탭을 눌러서 오른쪽 끝으로 간뒤 [메일머지] 리본메뉴를 클릭합니다. 그러면 [메일 머지 표시 달기] 를 볼수 있습니다.

 

 

▼ 메일 머지 표시 달기 대화상자가 뜨면 [필드 만들기] 화면으로 갑니다. 그리고 이름을 입력하고 [넣기] 버튼을 클릭하시면 화면에 추가 됩니다. 이렇게 해서 페이지에 표시를 계속 달아 갑니다.

 

메일 머지 화면 만들기

 

▼ 메일 머지를 사용하기 위해서는 도구탭으로 갑니다. 그리고 제일 왼쪽으로 가시면 메일 머지 리본메뉴가 있습니다. 클릭하시면 [메일 머지 만들기] 메뉴를 볼수 있습니다.

 

 

▼ [메일 머지 만들기] 대화상자에에서 [한셀/엑셀파일] 을 선택한 뒤 파일 추가를 위해 폴더 아이콘을 클릭합니다.

 

▼ 한글에서는 엑셀 파일 확장자가 xlsx 인 것은 인식하지 않습니다. 그래서 파일을 저장할때 Excel 97-2003 통합문서(*.xls) 로 저장해야 합니다. 아래 그림과 같이 인식할수 있는 파일이 xls 밖에 없습니다.

 

▼ 추가하고 싶은 셀을 선택한뒤 선택 버튼을 클릭합니다. 그리고 출력방향을 프린트가 아닌 [화면]으로 하시면 프린트 하기전에 모든 페이지에 데이터를 추가한뒤 미리보기를 통해 볼수 있습니다.

 

▼ 아래 그림과 같이 머지 필드에 값이 들어가 있죠. 그리고 하단에 보시면 주소록 레코드 개수 만큼 페이지가 만들어 졌다는 것을 알수 있습니다. 바로 출력하시면 되겠죠.