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아웃룩(Outlook) 메일 검색 효과적이고 빠르게 하는 여러가지 팁

아웃룩(Outlook)

아웃룩(Outlook) 메일 검색 효과적이고 빠르게 하는 여러가지 팁

 

환경: Microsoft Outlook 2016

 

업무용으로 아웃룩을 쓰다 보면 협력사, 동료 직원 등에서 온 각종 메일들이 수백 개씩 쌓입니다. 이렇게 수없이 쌓여 있는 메일들 중 자신이 찾는 내용을 정확하게 끄집어 내려면 아웃룩에서 지원하는 상세 검색 기능을 어느 정도 알고 있어야 합니다. 상세 검색 팝업창을 이용하거나 구글 검색처럼 연산자와 지시어를 이용하면 좀더 빠르고 정확한 검색 결과를 뽑아 낼 수가 있습니다.

 

상세 검색 이용

 

먼저 상세 검색 팝업창을 이용해 보겠습니다. Ctrl + E 단축키를 누르면 커서가 검색어 입력란으로 이동하면서 상단에 [검색 도구] 탭이 나타납니다. [검색 도구] > [검색] 탭으로 가시면 오른쪽 끝에 [검색 도구] 리본 메뉴가 있습니다.

아웃룩(Outlook) 메일 검색 효과적이고 빠르게 하는 여러가지 팁

 

검색 도구에는 4가지 하위 메뉴가 있습니다. 그 중에서 제일 상단에 있는 [인덱싱 상태]는 효율을 높이기 위한 작업입니다. 검색 가능한 모든 메일에 인덱스를 줘서 검색 속도를 높이는 것이죠. 상세 검색을 하기 전에 꼭 눌러 주세요.

아웃룩(Outlook) 메일 검색 효과적이고 빠르게 하는 여러가지 팁

 


다음은 세 번째 메뉴인 [상세하게 찾기]를 선택합니다. 그럼 [상세 검색창]이 뜨게 됩니다

아웃룩(Outlook) 메일 검색 효과적이고 빠르게 하는 여러가지 팁

 

상세 검색창에는 3종류의 탭이 있습니다. 메시지, 기타 선택 사항, 고급 탭을 클릭해서 검색 범위와 값들을 설정해 보세요. 사용에 익숙해 지면 이것보다 편한 것이 없을 겁니다

아웃룩(Outlook) 메일 검색 효과적이고 빠르게 하는 여러가지 팁

 

연산자를 이용한 검색

 

상세 검색창이 복잡하게 느껴 진다면 논리 연산자를 이용해 좀더 간단하고 디테일한 검색을 할 수 있습니다. 논리연산자 AND, NOT, OR, <, > = 등과 단어를 조합해서 검색하는 방법입니다. 그리고 연산자는 모두 대문자로 작성해야 합니다. 아래는 어떻게 논리 연산자와 단어를 조합해야 되는지 참고할 만한 예입니다.

 

u  엑셀 문의 : 순서에 상관없이 두 개의 단어가 모두 포함하는 메일

u  엑셀 AND 문의 : 순서에 상관없이 두 개의 단어가 모두 포함하는 메일

u  엑셀 OR 문의 : 둘 중에 하나만 포함하는 메일

u  엑셀 NOT 문의 : 앞단어는 포함하고 NOT 뒤에 단어는 제외한 메일

u  엑셀 문의” : 정확하게 일치하는 문장이 포함된 메일 

아웃룩(Outlook) 메일 검색 효과적이고 빠르게 하는 여러가지 팁

 

항목을 지정해서 검색

 

다음은 메일의 각 항목을 지정해서 검색하는 방법입니다. 이 외에도 더 있지만 주로 쓰이는 것들 위주로 설명하였습니다.

 

l  보낸사람:”녹두장군 : 메일을 보낸사람의 이름을 검색한다.

l  첨부파일있음: : 첨부파일 여부를 검색, “라고 쓰면 첨부 파일이 있는 메일만 걸러 지게 된다.

l  첨부파일:sample.xlsx : 첨부파일의 이름을 검색한다.

l  제목:”엑셀 문의 : 제목줄에 문장이 들어간 메일

l  제목:엑셀 문의 : 제목줄에 엑셀이 포함되어 있고 문서의 다른 위치에 문의가 있는 경우

l  참조:maon@gmail.com : 참조에 들어간 메일 주소를 검색

l  메시지크기:<10MB : 메시지의 크기가 10MB 이하인 메일만 보여 준다.

l  받은날짜:어제 : 메일을 보낸 날짜로 찾는다. 상대날짜(어제,오늘,내일), 요일(월요일, 일요일 등), (1,2월 등) 숫자가 아닌 날짜와 관련된 단어들로 검색이 가능하다

아웃룩(Outlook) 메일 검색 효과적이고 빠르게 하는 여러가지 팁


Posted by 녹두장군

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  1. 궁금이 2017.10.27 10:44  댓글주소  수정/삭제  댓글쓰기

    글 잘 보았구요. 문의가 있습니다. 예를 들어 정철원이란 사람이 들어간 메일을 검색할 때 "정철원" 으로 하게 되는데 이 경우 "철원 지점" 등 정철, 철원 등이 포함된 메일도 같이 검색이 되더라고요. 정확한 결과값만 나오게 하는 방법이 있을까요?