MS 워드 택배, 편지 보낼 때 레이블 기능 이용해서 주소 한번에 출력하는 방법

 

환경: Microsoft Word 2013

 

워드에 있는 레이블 기능을 이용하면 한번에 수십 장의 라벨을 인쇄할 수 있습니다. 시중에 나와 있는 라벨 프로그램을 이용하지 않고도 워드와 엑셀만으로 그에 버금가는 출력물을 만들 수 있는 아주 유용한 기능입니다. 또한 스티커 형태의 라벨용 프린터 용지에 인쇄하면 아주 다양한 곳에 사용할 수가 있습니다. 택배 상자에 붙일 고객들의 주소를 인쇄하거나 연말 초대장에 사용할 주소를 한번에 출력할 수 있거든요. 포맷은 별도로 저장해 두었다가 다음에 재사용이 가능합니다.

 

오늘 소개할 레이블 기능에는 엑셀도 함께 사용할 것입니다. 엑셀에는 워드에서 만들 레이블에 들어갈 데이터들이 들어가게 됩니다. 두 프로그램을 연계해서 작업하면 좀더 편하고 빠르게 라벨을 만들 수 있습니다. 그림은 택배 상자에 붙일 주소들을 엑셀로 정리한 것입니다.

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다음은 워드로 가서 [편지] > [편지 병합 시작] > [레이블] 리본 메뉴를 선택합니다

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[레이블 옵션] 대화상자가 뜨면 레이블 제조 회사에서 Formtec 을 선택합니다. 제가 주로 사용하는 레이블 포맷입니다. 이 외에도 회사별로 다양한 레이블이 추가 되어 있는데 라벨용 프린터 용지에 인쇄한다면 그에 맞는 레이블 제조 회사를 선택해 줘야 합니다. 레이블 제조 회사를 선택하고 나면 왼쪽 제품 번호에 라벨 번호가 나타납니다

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제품 번호 목록에 있는 라벨들은 각각 별도의 규격이 있습니다. 라벨명을 클릭하면 규격을 변경할 수 있는 팝업창이 뜨는데 미리 보기 화면을 통해 출력될 라벨의 형태를 짐작할 수 있습니다

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라벨을 선택하고 확인 창을 누르면 워드 문서에는 그림과 같이 라벨의 크기에 맞게 <<다음 레코드>> 라는 텍스트가 표시 됩니다. 앞으로 추가할 주소록들은 <<다음 레코드>> 에 하나씩 들어가게 됩니다. 그럼 주소록이 있는 엑셀을 추가해 보도록 하겠습니다. [편지] > [받는 사람 선택] > [기존 목록 사용] 리본 메뉴를 클릭합니다

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[기존 목록 사용]을 눌러 엑셀 파일을 선택하면 그 속에 든 데이터들이 팝업창에 나타납니다. [편지 병합 받는 사람] 창에서 라벨에 추가할 주소를 선택합니다

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[다음 레코드] 가 없는 첫 레코드에 들어갈 내용을 편집해야 합니다. [병합 필드 삽입] 리본 메뉴를 클릭해서 병합한 데이터의 제목을 추가합니다. 실제 어떻게 보일지 Enter 와 탭을 이용해 위치를 지정합니다. 병합 필드 제목은 다음 레코드에 자동으로 추가가 됩니다. 그래서 첫 번째 레코드에만 작업을 하면 됩니다

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[편지] > [레이블 업데이트] 리본 메뉴를 클릭하면 <<다음 레코드>> 가 없는 첫 번째 레코드에 입력한 대로 모두 동일하게 변경 됩니다

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실제로 어떻게 나타날지 확인해 볼까요? [편지] 탭에 있는 [결과 미리 보기] 리본 메뉴를 클릭합니다. 그럼 필드명들은 실제 인쇄될 내용으로 변경됩니다. 편집한 내용을 접착력이 있는 용지에 출력하면 스티커처럼 하나씩 잘라서 박스에 붙일 수 있겠죠

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Posted by 녹두장군