아웃룩(Outlook) 일정에 사람들 참석시키기 위한 기능

아웃룩(Outlook) 일정에 사람들 참석시키기 위한 기능

 

환경 : Microsoft Outlook 2010

 

자기만의 일정이라면 상관없지만 업무를 보다보면 회의일정들이 많이 있을겁니다. 사내 인트라넷이나 메신저로 통보를 하지만 그렇지 않다면 아웃룩에 일정을 추가한되 회의참석을 위한 메일 기능을 사용해 보시면 어떨까요?

 

▼ 일정에는 참석자 초대 라는 기능이 있습니다. 입력된 일정을 하나 선택합니다. 그럼 상단에 약속이라는 탭이 생기게 되는데 그 탭안에 참석자 > 참석자 초대가 있습니다.

 

 

▼ 클릭하시면 일정 내용이 담긴 메일 전송화면이 나오게 됩니다. 회의에 참석하라는 메일을 보내게 되는 것입니다. [받는 사람] 버튼을 클릭해서 참석자를 추가한후 메일을 보냅니다.

 

 

▼ 보낸 이후에 회의 내용이 바뀌었거나 참석자를 추가하고 싶다면 [참석자 추가 또는 제거] 로 바뀐 리본 버튼을 클릭합니다. 그럼 참석자 추가 화면이 자동으로 뜨게 되며 내용을 수정한후 [업데이트 보내기] 로 다시 전송하시면 됩니다.

 

 

▼ 또 다른 방법은 상세일정을 추가하는 화면에서 할수 있습니다. 일정을 더블클릭해서 화면을 열게 되면 상단에 [가능한 참석자] 라는 메뉴가 있습니다. 클릭해서 화면에 여시면 현재 참석자 리스트가 나오며 오른쪽에는 시간표가 나오게 되죠.

 

 

▼ 여기서 참석자를 추가할수 있는데 아래 보시면 [참석자추가] 라는 버튼을 볼수 있습니다. 클릭하시면 [주소록에서 추가] 메뉴가 나오죠. 이렇게 추가해도 되고 모든참석자 리스트에서 제일아래 빈칸을 선택한후 대략의 메일 주소만 넣고 Enter 치면 알아서 비슷한 메일주소를 추가해 줍니다. 

 

 

▼ 이렇게 [가능한 참석자] 화면에서 참석자를 추가한 후 [보내기]를 클릭하시면 체크한 참석자들에게 일정에 대한 메일이 전송되게 되는 것이죠.